Enviar XML e DANFE pro contador

O XML é o arquivo oficial da NF-e — o que o contador precisa pra processar sua contabilidade. Todo mês você precisa mandar pro contador o conjunto de XMLs do período. O NF-e Desktop facilita isso com 3 opções: envio nota a nota, envio em massa, e exportação ZIP.

Lembrete: o XML é a nota fiscal oficial, não o DANFE PDF. O contador trabalha com o XML — guarde sempre uma cópia segura. Pelo menos em 2 lugares: computador local + nuvem (Drive, Dropbox, OneDrive).

Quando mandar pro contador

Calendário típico do MEI:

Todo dia: ideal, mas raramente acontece
Toda semana: comum em empresas pequenas
Todo mês (até dia 10): maioria dos contadores cobra fechamento mensal
Trimestral: muito raro, só pra empresas inativas

Combine com seu contador o que ele prefere — geralmente mensal funciona.

Envio de uma única nota

Pra mandar nota a nota (caso ocasional):

Vá em Notas emitidas
Selecione a nota
No menu de ações, clique em Enviar por e-mail
Aparece o modal:
- Paraobrig.— e-mail do destinatário
- CC contador— seu contador em cópia, opcional
- Anexos com checkboxes:
  - ☑ XML autorizado
  - ☑ DANFE em PDF
  - ☐ XML de eventos (CC-e, cancelamento, se houver)
Edite o texto do e-mail se quiser (vem um padrão)
Clique em Enviar

O programa usa as configurações de SMTP que você cadastrou em ConfiguraçõesE-mail.

Configurar e-mail uma única vez: vá em ConfiguraçõesE-mail e cadastre seu Gmail, Outlook ou outro SMTP. Depois é só selecionar destinatário em cada envio.

Envio em massa (fechamento mensal)

Pro fechamento de mês, você manda todas as notas do período de uma vez.

Vá em Notas emitidas
Use o filtro de data no topo: defina período (ex: 01/05/2026 a 31/05/2026)
Selecione todas com o checkbox no topo (ou ctrl+A)
No menu de ações em massa, clique em Enviar selecionadas por e-mail

Filtro por período + seleção múltipla + ação em massa

Aparece o modal de envio com a contagem:

Você vai enviar 47 notas (47 XMLs + 47 DANFEs) pro destinatário abaixo.

Preencha:

Paraobrig.— e-mail do contador
Assunto— ex: NF-e Maio/2026 — Empresa XYZ
Formato— ZIP único (recomendado) ou anexos soltos

Por que enviar em ZIP

Gmail e maioria dos provedores limitam o tamanho do e-mail (geralmente 25MB). 47 notas com PDF gera ~10MB; 200 notas pode estourar.

Enviar em ZIP único resolve:

Compacta todos os arquivos em 1 só
Reduz tamanho pela metade (XMLs são texto, comprimem bem)
Mantém organização (pasta XML/ + pasta DANFE/)
Anexo único pro contador

Recomendamos ZIP sempre que houver mais de 5 notas.

Acompanhe o status do envio

Pra envios em massa, o programa mostra uma barra de progresso:

Enviando notas... 23 de 47 (49%)

E ao final:

✅ 47 notas enviadas com sucesso 📧 Pra: contador@escritorio.com.br

Se algum envio falhar (problema de rede, e-mail rejeitado), aparece a lista das que não foram. Você pode retentar selecionando só essas.

Exportação ZIP sem e-mail

Se preferir baixar o ZIP e enviar manualmente (WhatsApp, Drive, etc):

Filtre as notas pelo período
Selecione todas
Clique em Exportar ZIP
O programa monta o arquivo e salva em Downloads

ZIP gerado com estrutura organizada por pasta

Estrutura do ZIP:

notas-empresa-maio-2026.zip
├── XML/
│   ├── 35260512345...001000001-procNFe.xml
│   ├── 35260512345...001000002-procNFe.xml
│   └── ... (47 arquivos)
├── DANFE/
│   ├── nota-001.pdf
│   ├── nota-002.pdf
│   └── ... (47 arquivos)
└── relatorio.csv  (sumário com nº, data, destinatário, valor)

O relatorio.csv é uma planilha resumo — útil pra conferir totais antes de mandar.

Backup automático na nuvem

Pra não perder XMLs em caso de pane, configure o backup automático:

Vá em ConfiguraçõesBackup
Escolha o destino:
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- Pasta de rede local
Defina a frequência:
- Em tempo real (cada nota emitida vai pra nuvem)
- Diário (1x por dia)
- Semanal

A cada NF-e autorizada, o XML é copiado pra nuvem automaticamente. Você nunca mais perde uma nota mesmo se o computador estragar.

Sem backup é perigoso. Se o HD do seu computador morrer e você não tem backup, as notas dos últimos 5 anos (que a Receita exige guardar) somem. A Receita continua exigindo, e você fica sem comprovante. Configure o backup hoje.

Próximo passo

Operações de envio dominadas. Agora vamos ver como alterar sua senha e dados pessoais na conta de usuário do programa.